Ablauf bei Hinweisen und Beschwerden

Kund*innen können sich jederzeit mit Beschwerden, Lob, Kritik oder Anregungen an den Kundendialog der BOGESTRA wenden. Hierzu stehen unterschiedliche Kontaktwege (telefonisch, E-Mail (info@remove-this.bogestra.de) oder über ein Kontaktformular) zur Verfügung.

Die Anliegen werden zeitnah durch uns bearbeitet. Bei Vorliegen von Kontaktdaten erfolgt eine Rückmeldung zu dem vorgebrachten Anliegen.

Sofern beim Kundendialog eingehende Hinweise Themen des Datenschutzes, der Compliance, des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes oder der IT-Sicherheit betreffen, werden diese an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Hinweise, Lob, Kritik oder Anregungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten, Auskunfts- und Löschersuchen sowie sonstige Anliegen mit Bezug zum Datenschutz können direkt beim Datenschutzbeauftragten der BOGESTRA (datenschutz@remove-this.bogestra.de) eingereicht werden.

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben werden die eingehenden Ersuche unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen bearbeitet. Sofern eine Bearbeitung in diesem Zeitraum nicht möglich ist, erfolgt eine Information hierüber, sofern Kontaktdaten (z. B. eine gültige E-Mail-Adresse) bekannt sind.

Hinweise zu Datenschutzverstößen können anonym erfolgen. Bei Hinweisen, die in personalisierter Form erfolgen, wird die Vertraulichkeit der Identität der/des Einreichenden, soweit rechtlich zulässig, gewahrt.

Hinweise zur Unternehmens-Compliance können direkt bei dem Compliance-Beauftragten eingereicht werden (Compliance-Hinweise@remove-this.bogestra.de).

Hierzu gehören insbesondere Verstöße gegen Vergaberecht, Rechnungslegung, Umweltrecht, illegale Beschäftigung, das Allgemeine Gleichstellungsgesetz, Annahme von Vorteilen durch Organe oder Beschäftigte, Vorteilsgewährung durch Organe oder Beschäftigte, Verstöße gegen das Verbot der Kinder- und Zwangsarbeit sowie Sklaverei, Verstöße gegen geltende Pflichten des Arbeitsschutzes, Verstöße gegen die Koalitionsfreiheit, Verstoß gegen das Verbot der Ungleichbehandlung, die Zahlung unangemessener Löhne oder vergleichbare Sachverhalte.

Sofern es sich um allgemeine Hinweise handelt (z. B. Fahrverhalten von Beschäftigten, allgemeines Verhalten von Beschäftigten, Verhalten von Kund*innen, Ausfälle von Fahrten, Weiterfahrt des Fahrzeugs trotz Haltewunschs, Verfrühungen, Verspätungen, Vandalismus und Vergleichbares) werden diese zur Bearbeitung an den Kundendialog weitergeleitet.

Hinweise mit Bezug zur Compliance werden, ohne das hierauf ein einklagbarer rechtlicher Anspruch besteht, innerhalb von 30 Tagen bearbeitet. Sofern Kontaktdaten (z. B. eine gültige E-Mail-Adresse) bekannt sind erfolgt eine Information über den Sachstand. Es ist kein Belohnungssystem für eingehende Hinweise vorgesehen.

Hinweise können anonym erfolgen. Bei Hinweisen, die in personalisierter Form erfolgen, wird die Vertraulichkeit der Identität der/des Hinweisgebenden, soweit rechtlich zulässig, gewahrt.

Hinweise mit Bezug zur Informationssicherheit können direkt beim Informationssicherheitsbeauftragten der BOGESTRA eingereicht werden (IT-Sicherheit@remove-this.bogestra.de). Diese werden zeitnah bearbeitet. Sofern Kontaktdaten (z. B. eine gültige E-Mail-Adresse) bekannt sind erfolgt eine Information über den Sachstand. Es ist kein Belohnungssystem für eingehende Hinweise vorgesehen.

Hinweise können anonym erfolgen. Bei Hinweisen, die in personalisierter Form erfolgen, wird die Vertraulichkeit der Identität der/des Hinweisgebenden, soweit rechtlich zulässig, gewahrt.

Anwendungsbereich ist das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (hierunter fallen Verstöße bei Lieferant*innen und Auftragnehmer*innen der BOGESTRA gegen die Regelungen dieses Gesetzes)

• Missachtung des Verbots der Sklaverei oder Vergleichbares.
• Missachtung des Verbots der Kinderarbeit.
• Missachtung der geltenden Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz.
• Missachtung der Koalitionsfreiheit (z.B. Verhinderung von Wahlen eines Betriebsrats).
• Missachtung des Verbots der Ungleichbehandlung aufgrund von nationaler oder ethnischer Abstammung, sozialer Herkunft, Gesundheitsstatus, Behinderung, sexueller Orientierung, Alter, Geschlecht, politischer Meinung, Religion oder Weltanschauung.
• Missachtung des Verbots des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns.
• Missachtung des Verbots der Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung, Gewässerverunreinigung, Luftverunreinigung, schädlichen Lärmemission oder eines übermäßigen Wasserverbrauchs.
• Missachtung des Verbots der widerrechtlichen Zwangsräumung.
• Missachtung des Verbots der Beauftragung oder Nutzung von Sicherheitskräften, bei denen das Verbot der Folter, Verletzung von Leib- und Leben oder Verletzung der Vereinigungsfreiheit nicht ausgeschlossen werden kann.

Hinweiskanäle

Die Hinweise können textlich mittels E-Mail (Compliance-Hinweise@remove-this.bogestra.de) oder schriftlich (BOGESTRA, Compliance-Beauftragter, Universitätsstraße 58, 44789 Bochum) eingereicht werden. Bei Bedarf kann ein persönlicher Termin vereinbart werden.

Ablauf des Verfahrens

1. Dokumentation des Eingangs des Hinweises
2. Vorprüfung des Hinweises und Bewertung der Zuständigkeit
3. Eingangsbestätigung durch den Compliance-Beauftragten, sofern keine interne Weiterleitung an den Kundendialog oder an eine andere interne Stelle (z. B. Datenschutzbeauftragter) erfolgt ist
4. Da es sich um ein persönliches Amt handelt, kann die Eingangsbestätigung bis zu 30 Tage nach Eingang erfolgen, ggf. aber auch später
5. Detaillierte Prüfung des Sachverhalts durch die intern zuständige Stelle
6. ggf. Rückfragen zum Sachverhalt, sofern Kontaktdaten bekannt
7. ggf. Kontaktaufnahme zu Geschäftspartner*innen
8. ggf. Einleitung von Maßnahmen zur Abstellung der Ursachen
9. ggf. Information über das Ergebnis der Prüfung, sofern Kontaktdaten bekannt
10. ggf. Information über eingeleitete Maßnahmen, sofern Kontaktdaten bekannt
11. Information über den Abschluss des Verfahrens, sofern Kontaktdaten bekannt

Aufgrund der unterschiedlichen Komplexität kann keine allgemeine Aussage zur voraussichtlichen Dauer eines Hinweisverfahrens getroffen werden.

Im Rahmen einer Nachbetrachtung wird, sofern Änderungsbedarf bestanden hat, die Umsetzung überprüft.

Ansprechperson

Ansprechperson ist der Compliance-Beauftragte der BOGESTRA. Der Compliance-Beauftragte arbeitet weisungsfrei und unparteiisch und ist in seiner Funktion zur Verschwiegenheit verpflichtet. Er untersteht direkt dem Vorstand. Zudem besteht eine Berichtslinie an den Vorsitzenden des Aufsichtsrats. Die notwendigen zeitlichen und finanziellen Ressourcen (z. B. für Weiterbildung) werden vom Unternehmen bereitgestellt.

Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund eines Hinweises

Bei internen Hinweisen ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) durch die BOGESTRA anzuwenden. Hierin ist unter anderem geregelt, dass Hinweise zu keinem Nachteil für die/den Hinweisgebende*n führen dürfen, sofern die Regelungen des Gesetzes beachtet wurden.

Hinweise können anonym erfolgen. Bei Hinweisen, die in personalisierter Form erfolgen, wird die Vertraulichkeit der Identität der/des Hinweisgebenden, soweit rechtlich zulässig, gewahrt.

Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz können direkt bei dem Compliance-Beauftragten eingereicht werden (Compliance-Hinweise@remove-this.bogestra.de). Dies umfasst:

• Verstöße gegen gesetzlichen Regelungen, die strafbewehrt sind.
• Verstöße gegen gesetzliche Regelungen, die bußgeldbewehrt sind.
• Verstöße gegen sonstige Rechtsvorschriften der Europäischen Union, des Bundes und der Länder.

Hierunter fallen insbesondere:

• Verstöße gegen Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Produktsicherheit und –konformität.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Sicherheit im Straßenverkehr, Straßeninfrastruktursicherheitsmanagement, Sicherheitsverordnungen in Straßentunneln.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Sicherheit im Seeverkehr.
• Verstöße gegen Vorgaben zur zivilen Luftsicherheit.
• Verstöße gegen Vorgaben zur sicheren Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße, per Eisenbahn und per Binnenschiff.
• Verstöße gegen Vorgaben zum Umweltschutz.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Herstellung, zur Aufmachung und zum Verkauf von Tabakerzeugnissen.
• Verstöße gegen Vorgaben zu Verbraucherrechten und des Verbraucherschutzes.
• Verstöße gegen Vorgaben zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation, Datenschutz, Schutz vor der unzumutbaren Belästigung durch Werbung.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Sicherheit in der Informationstechnik.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Regelung der Rechte von Aktionären von Aktiengesellschaften.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse.
• Verstöße gegen Vorgaben zur Rechnungslegung, einschließlich der Buchführung von Unternehmen, die am Kapitalmarkt orientiert sind.
• Verstöße gegen bundesrechtliche und einheitlich geltende Regelungen für Auftraggeber zum Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen und zum Rechtsschutz in diesen Verfahren, ab Erreichen der jeweils maßgeblichen EU-Schwellenwerte.
• Verstöße gegen für Körperschaften und Personengesellschaften geltende steuerliche Regelungen.
• Verstöße in Form von Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich in missbräuchlicher Weise einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen.
• Verstöße gegen Artikel 101 und 102 des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union.
• Verstöße gegen den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union.
• Verstöße gegen Binnenmarktvorschriften.